Sobald ein Betrieb Angestellte hat, entsteht eine Reihe gesetzlicher Pflichten rund um den Lohn. Die Lohnbuchhaltung sorgt dafür, dass vom Bruttolohn die richtigen Abzüge vorgenommen, die Arbeitgeberanteile ergänzt und alle Beträge fristgerecht an die zuständigen Stellen abgeliefert werden. Vom Nettolohn hängt ab, was die Mitarbeitenden ausbezahlt bekommen; von den Meldungen hängt ab, ob AHV, Pensionskasse und Versicherungen korrekt geführt sind.
Die wichtigsten Abzüge in der Schweiz: AHV/IV/EO (total 10.6 %, hälftig geteilt, also je 5.3 % für Arbeitnehmer und Arbeitgeber), die Arbeitslosenversicherung ALV (total 2.2 %, je 1.1 %), die Beiträge an die berufliche Vorsorge (BVG/Pensionskasse, je nach Reglement) sowie die Nichtberufsunfallversicherung (NBU) zulasten des Arbeitnehmers. Für quellensteuerpflichtige Mitarbeitende kommt zusätzlich der Quellensteuerabzug dazu. Der Arbeitgeber trägt neben seinen Anteilen die Berufsunfallversicherung (BU) und Verwaltungskosten.
Der Ablauf: monatliche Lohnabrechnung pro Mitarbeitenden mit Brutto, Abzügen und Netto; laufende Verbuchung in der Finanzbuchhaltung; unterjährige oder jährliche Abrechnung mit AHV-Ausgleichskasse, Pensionskasse und Unfallversicherer (Lohnsummenmeldung); am Jahresende der Lohnausweis für jede Person als Basis der privaten Steuererklärung. Viele Betriebe nutzen dafür ELM (einheitliches Lohnmeldeverfahren), das die Daten direkt an die Sozialversicherer übermittelt.
Worauf achten: korrekte Erfassung von Kinder- und Familienzulagen, Spesen (echte Spesen sind nicht Lohn, Pauschalspesen brauchen ein genehmigtes Reglement), 13. Monatslohn, Ferien- und Überstundenentschädigung sowie die richtige Behandlung von Krankheit, Unfall und Mutterschaft (Taggelder). Fehler bei den Sozialversicherungen fallen bei der periodischen AHV-Revision auf und werden nachbelastet.
Ein Treuhandbüro führt die Lohnbuchhaltung oft als Modul neben der Finanzbuchhaltung. Als Richtwert kostet die Lohnabrechnung pro Mitarbeitenden und Monat rund CHF 15–40, dazu kommen die jährlichen Abschluss- und Meldearbeiten; kleinere Setups werden häufig pauschal verrechnet (ohne Gewähr).